Ondanks dat iedere ondernemer zijn uiterste best doet om het te voorkomen, zal het vroeger of later toch een keer voor komen dat uw klant u niet betaalt.
De eerste stap om een financieel conflict te voorkomen, is door alles juist te doen. Dit klinkt natuurlijk als de basis van uw onderneming en dat is het ook, maar problemen beginnen vaak wanneer afspraken niet duidelijk zijn. Wees u er van bewust dat ook mondelinge afspraken afspraken zijn die nagekomen moeten worden. Dat ze niet op papier staan betekent niet dat ze niet afgedwongen kunnen worden.
Ten tweede, wanneer u tot afspraken komt, vergewis u er dan van dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Iets mag heel erg duidelijk zijn voor u, maar voor de andere partij kan dat net zo zijn terwijl u beiden iets anders voor ogen heeft. De afbeelding hieronder demonstreert hoe men verschillende conclusies kan hebben terwijl er toch naar hetzelfde gekeken wordt. En, heeft een van hen ongelijk?
Zelfs wanneer u de eerste stappen juist heeft gezet kunt u geconfronteerd worden met een wanbetalende klant. Wanneer dit het geval is, neem dan contact met die klant op. Stuur een e-mail of bel ze, geef aan dat er nog een factuur onbetaald en is vraag wat hier de reden van is. Vaak zal uw klant simpelweg druk geweest zijn en is de factuur alsnog na een paar dagen betaald, probleem opgelost. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat uw klant een klacht heeft over uw product of dienst. In dat geval zult u het gesprek met uw klant moeten aangaan, zult u moeten achterhalen waar de klacht op toe ziet en dit beoordelen. Wanneer de klacht gegrond is zult u voor een oplossing moeten zorgen. Wanneer de klacht niet gegrond is zult u dit op heldere wijze aan uw klant moeten uitleggen.
Het komt ook voor dat een deel van uw factuur betwist wordt. In dit geval is het zaak om aan uw klant duidelijk te maken dat u de klacht in behandeling neemt, maar dat het onbetwiste deel van de factuur wel direct voldaan moet worden. Er is immers geen reden om dat niet te doen.
Helaas kunt u niet altijd in contact komen met uw klant. Of, en dit gebeurt vrij vaak, uw klant zegt dat hij net de factuur heeft betaald of dat hij meteen zal betalen. U hebt het goed geraden, dat is niet gebeurd en het zal ook niet gebeuren. Stuur in dit geval een schriftelijke sommatie per e-mail, fax of brief, bij voorkeur op een manier dat u de ontvangst van uw bericht kunt bewijzen.
Als uw klant na al uw inspanningen nog steeds niet betaalt, is het tijd om een professional in te schakelen. Afgezien van de ‘vreemde ogen dwingen’ factor, heeft een incassobureau ervaring in het omgaan met mensen die proberen te ontsnappen aan hun financiële verplichtingen. Ze kunnen ook advies geven over juridische stappen en wetgeving.
NBII heeft meer dan 10 jaar ervaring in het incasseren van B2C en B2B schulden in Europa. We weten hoe om te gaan met wanbetalers en we hebben ruime ervaring in gerechtelijke procedures volgens Europees recht.
Heeft u een klant, distributeur, persoon of bedrijf die u geld verschuldigd is maar niet betaalt? Neem dan direct contact op voor een vrijblijvend advies!
